Tekst napisala: Karmela Šegvić, pravna savjetnica Područnog ureda Split, Sindikat hrvatskih učitelja
Zapisnik je javna isprava koja se sastavlja na sjednicama kolegijalnih tijela. Možete predložiti sastavljanje zapisnika i u onim trenucima kada procijenite da može doprinijeti rješavanju određene problematike s kojom se susrećete obzirom na njegovu dokaznu snagu.
Bilo da ste na sjednici Učiteljskog vijeća, Školskog odbora, Razrednog vijeća, Radničkog vijeća ili na sastanku skupa radnika ili bilo kojeg drugog kolegijalnog tijela škole, bilo da ste na sastanku ili razgovoru s ravnateljem, zapisnik je najsnažniji dokaz o tome da se sjednica/sastanak održao te sadrži opis tijeka sastanka/sjednice kao i sve izjave koje su na sjednici/sastanku rečene.
Zakon o općem upravnom postupku (dalje u tekstu: ZUP) u članku 76. propisuje da se u zapisnik upisuje naziv javnopravnog tijela koje obavlja radnju, mjesto gdje se obavlja, datum i sat kad se obavlja, upravna stvar o kojoj se vodi postupak, osobna imena službenih osoba, nazočnih stranaka i osoba ovlaštenih za njihovo zastupanje, opis tijeka i sadržaja u postupku provedenih radnji i danih izjava te isprava koje su korištene.
ZUP u istom članku propisuje da će se prije zaključenja, zapisnik pročitati nazočnim osobama koje su sudjelovale u upravnoj radnji. Na kraju zapisnika navest će se da je zapisnik pročitan i da nisu stavljene primjedbe ili će se, ako su primjedbe stavljene, ukratko navesti njihov sadržaj. Zapisnik će potpisati službena osoba koja je vodila upravnu radnju i zapisničar, ako ga je bilo. Osobe koje su dale izjave potpisuju zapisnik neposredno iza svoje izjave te na kraju svake stranice na kojima se njihova izjava nalazi. U potpisanom i zaključenom zapisniku ne smije se ništa dodavati niti mijenjati. Dopuna u već zaključeni zapisnik unosi se kao dodatak zapisniku koji potpisuje službena osoba i osoba na prijedlog koje je dopuna unesena. Ako neka od nazočnih osoba odbije potpisati zapisnik ili napusti mjesto radnje prije zaključenja zapisnika, to će se navesti u zapisniku, kao i razlozi zbog kojih je potpis uskraćen.
Važno je naglasiti da je zapisnik sastavljen na način propisan zakonom javna isprava. To znači da ga je na propisan način izdalo nadležno javnopravno tijelo. Uz to, zapisnik je i dokaz o tijeku i sadržaju radnje postupka i danih izjava, osim onih dijelova zapisnika na koje je stavljena primjedba da nisu pravilno sastavljeni.
Na temelju Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi, upravni postupak (odnosno odredbe Zakona o općem upravnom postupku) primjenjuje se neposredno samo u slučajevima koji su tim zakonom izričito propisani, poput izricanja pedagoške mjere preseljenja u drugu školu, privremenog udaljenja učenika iz odgojno-obrazovnog procesa do donošenja odluke o pedagoškoj mjeri ili priznavanja inozemnih obrazovnih kvalifikacija učenika. Osim toga, članak 3. stavak 3. istog Zakona propisuje da je školska ustanova, kada na temelju javnih ovlasti odlučuje o pravu, obvezi ili pravnom interesu učenika, roditelja, skrbnika ili druge fizičke ili pravne osobe, dužna postupati prema odredbama Zakona o općem upravnom postupku. Međutim, čak i u situacijama koje nisu obuhvaćene izravnom primjenom, odredbe ZUP-a, posebno one koje se odnose na sadržaj i funkciju zapisnika, mogu se koristiti kao zakonska analogija, primjerice za definiranje/formuliranje zapisnika i u drugim situacijama popunjavanja pravnih praznina u osnovnoškolskom sustavu.
Često se postavlja pitanje obvezatnosti pisanja zapisnika u školama i kada ga je obvezno pisati, a kada ne. Nakon sjednica učiteljskog vijeća, školskog odbora, vijeća roditelja, roditeljskih sastanaka, provedbi pedagoških mjera, zapisnici su obvezne javne isprave jer su podaci iz zapisnika podloga za donošenje različitih odluka.
Prosvjetna inspekcija kao tijelo nadležno za provedbu inspekcijskog postupka u školama, često u svom postupanju traži zapisnike jer su oni važne javne isprave kojima možete dokazati vlastita postupanja u određenoj situaciji.
Zapisnici s kolegijalnih tijela postaju pravno važeći verifikacijom na tijelima škole na kojima su doneseni, a verificiraju se natpolovičnom većinom prisutnih (uz obveznu prisutnost natpolovične većine svih članova tijela da bi se mogle donositi odluke). Važno je naglasiti da se verifikacijom zapisnika ne usvajaju odluke unutar njega nego se verifikacijom zapisnika potvrđuje da je u zapisniku sve istinito preneseno sa održane sjednice tj. verificiranom zapisniku presumira se istinitost njegova sadržaja. Ukoliko se član tijela koje verificira zapisnik ne slaže sa dijelovima u zapisniku, može predložiti izmjenu i onda svi članovi tijela glasaju za navedenu izmjenu i usvaja se izmijenjena verzija. Ukoliko se natpolovična većina članova tijela ne složi s izmjenom, kao dodatak zapisniku se stavlja navedena primjedba.
Velika većina škola ima usvojene interne Poslovnike o radu kolegijalnih tijela u kojima je striktno propisan sadržaj zapisnika, njegovo vođenje i usvajanje kao i rad kolegijalnih tijela. Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi u čl. 98. propisuje da se statutom škole pobliže određuje ustrojstvo, ovlasti i način odlučivanja tijela školske ustanove te druga pitanja važna za obavljanje djelatnosti i poslovanje školske ustanove, sukladno zakonu i aktu o osnivanju. Iz navedenog je vidljivo da je potrebno ili statutom ili nekim drugim aktom škole jasno propisati način donošenja odluka kolegijalnih tijela, a time je potrebno i propisati načine vođenja zapisnika koji je temelj zakonitosti za donesene odluke.
Ukoliko se radi o zapisniku sa sastanka npr. s roditeljima učenika, poslodavcem tj. ravnateljem ustanove i ostalim učiteljima/stručnim suradnicima i zaposlenicima škole, zapisnik trebaju potpisati svi sudionici na navedenom sastanku, a ukoliko se sudionik sastanka ne slaže s nekim dijelovima, također može uložiti primjedbu koja postaje dio zapisnika. Navedeno propisuje u čl. 76. st. 3. Zakon o općem upravnom postupku: „Na kraju zapisnika navest će se da je zapisnik pročitan i da nisu stavljene primjedbe ili će se, ako su primjedbe stavljene, ukratko navesti njihov sadržaj. Zapisnik će potpisati službena osoba koja je vodila upravnu radnju i zapisničar ako ga je bilo. Osobe koje su dale izjave potpisuju zapisnik neposredno iza svoje izjave te na kraju svake stranice na kojima se njihova izjava nalazi. U potpisanom i zaključenom zapisniku ne smije se ništa dodavati niti mijenjati. Dopuna u već zaključeni zapisnik unosi se kao dodatak zapisniku koji potpisuje službena osoba i osoba na prijedlog koje je dopuna unesena.“ U navedenom primjeru ne radi se o provedbi upravnog postupka, ali također zakonskom analogijom (analogia iuris) možemo zaključiti da je ovo ispravan način vođenja zapisnika u školama i u postupcima koji nisu upravni postupci.
Što sve mora sadržavati zapisnik sa sjednica kolegijalnih tijela?
Zapisnik sa sjednica kolegijalnih tijela mora sadržavati:
- zaglavlje u kojem su navedeni podaci o školi (ime škole, adresa sjedišta, OIB) te klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj;
- mjesto i vrijeme održavanja sjednice;
- imena i prezimena prisutnih i odsutnih članova kolegijalnog tijela i ostalih prisutnih;
- konstatiranje da postoji većina prisutnih članova kolegijalnog tijela za pravovaljano odlučivanje;
- dnevni red (potrebno ga je usvojiti da bi kolegijalno tijelo nastavilo s radom po predloženom dnevnom redu);
- ukoliko netko traži izmjenu dnevnog reda, potrebno je da natpolovična većina prisutnih članova kolegijalnog tijela donese odluku o izmjeni dnevnog reda;
- detaljan opis svake točke dnevnog reda uz izdvojene usvojene odluke na kojima mora biti jasno naznačen broj članova koji su glasali za pojedinu odluku;
- potpise zapisničara i predsjedavajuće osobe.
Zašto svako pismeno u školi mora biti označeno klasifikacijskom oznakom i urudžbenim brojem?
Škole su kao javne ustanove obvezne postupati temeljem Uredbe o uredskom poslovanju koja izričito propisuje da se sva pismena moraju evidentirati u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Pismena (bilo ulazna pismena ili ona nastala u školi) moraju biti označena brojčanom oznakom akta koja jednoznačno određuje akt, a sadrži klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj. Pismena moraju imati i datum nastanka ili datum kada su dostavljeni školi. Uredba propisuje i da je čelnik javnopravnog tijela dužan donijeti plan klasifikacijskih oznaka. Navedeno je iznimno važno u radu školskih ustanova jer je to jedini način na koji se može pratiti cjelokupni rad škole koja je, kako smo već pisali, javna ustanova.
Važno je znati i da nakon razgovora/sastanka s poslodavcem, kolegama, roditeljima učenika, a u svrhu bilježenja svih činjenica i okolnosti koje predstavljaju dokaz o nekom postupanju u određenim trenucima, možete napisati bilješku koju tajništvo ustanove evidentira u prethodno navedenom informacijskom sustavu uredskog poslovanja.
Kako je u sudskoj praksi vidljiva dokazna snaga zapisnika?
Unutar sudskih procesa, jedan od temeljnih dokaza je i zapisnik ispravno napisan u skladu s propisima i ispravno označen brojčanom oznakom. Stranke sudskih sporova prilažu zapisnike sa svih kolegijalnih tijela ali i drugih sastanaka održanih u školama te ih sudovi u pravilu uzimaju kao jedan od važnih dokaza na kojima temelje svoju odluku.
Tako se u presudi Upravnog suda Us I-2936/2023-8, koja se odnosi na sudski proces koji se vodio protiv Rješenja Prosvjetne inspekcije tadašnjeg Ministarstva znanosti i obrazovanja Republike Hrvatske, u kojem se traži stavljanje izvan snage Odluke o imenovanju ravnatelja, jasno navodi problematika nepostojanja zapisnika, pogrešno sastavljenih zapisnika te problematika s označavanjem zapisnika i ostalih dokumenata urudžbenim brojem i klasom.
U sudskoj presudi je navedeno: „Naime, činjenica je, a kao to proizlazi iz prednjih utvrđenja, da zapisnici o pojedinim radnjama u postupku imenovanja ravnatelja pred kolegijalnim tijelima škole nisu uopće vođeni, da zapisnici o radnjama o kojima su vođeni nisu vođeni sa sadržajem propisanim Poslovnikom o radu kolegijalnih tijela škole. Tako je zapisnik sa zajedničkog dijela sjednice skupa radnika nastavničkog vijeća sastavljen bez klase i urudžbenog broja, ne sadrži potpis predsjedavatelja zajedničke sjednice već ga je potpisala tajnica, da je sjednicu nastavničkog vijeća i skupa radnika sazvao i do izbora predsjedavatelja vodio ravnatelj Škole, da ne postoji pisani trag o tome kada su se obavljala predstavljanja kandidata za ravnatelja i tko je i kada izabrao članove izbornih povjerenstava, da zapisnici izbornog povjerenstva, skupa radnika i nastavničkog vijeća, koji su predočeni prilikom inspekcijskog nadzora, nemaju klasu i urudžbeni broj te dan sastavljanja, da se u postupku ishođenja prethodne suglasnosti na odluku o izboru ravnatelja Škola u dopisu poziva na zapisnike koji ne postoje, a oni koji postoje nisu priloženi.“
Zaključak
Zapisnici su važni jer su javne isprave koje imaju dokaznu snagu. Ukoliko se ne slažete s nekim dijelom zapisnika jer ono što je napisano nije izrečeno, jasno recite da se ne slažete i zahtijevajte da se to unese kao dodatak predloženom zapisniku.
Izvori:
- Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi (NN br. 87/2008, 86/2009, 92/2010, 105/2010, 90/2011, 5/2012, 16/2012, 86/2012, 94/2013, 152/2014, 7/2017, 68/2018, 98/2019, 64/2020, 133/2020, 151/2022, 155/2023, 156/2023)
- Zakon o općem upravnom postupku (NN br. 47/2009, 110/2021)
- Uredba o uredskom poslovanju (NN br. 75/2021)
- J. Čizmić, Novo uređenje zapisnika u parničnom postupku, Zbornik Pravnog fakulteta Sveučilišta u Rijeci, vol. 44, br. 1, 1-24 (2023)
- M. Stipić, Evidentiranje svake važne poduzete postupovne radnje sastavljanjem zapisnika, fip / Volume 11 / Number 1 / 2023
- Žaklina Harašić, Analogija u pravu: značenje i upotreba, Pregledni znanstveni rad, UDK 162.4:34, 340.12, DOI: https://doi.org/10.25234/pv/7365
- Sudska praksa
